Изначально целью логистики является обеспечение эффективного движения товаропотока по каналам распределения. При этом самостоятельная роль информации и ее значение для потребителей прежде очень часто упускались из виду. К тому же и скорость передачи информации (информационного обмена) была ограничена скоростью движения и обработки бумажных документов. Современные эффективные логистические системы больше, чем когда-либо, нуждаются в своевременной и точной информации по трем причинам.
Во-первых, потребители осознали, что информация о текущем состоянии заказов, доступности продуктов, графиках поставок и предстоящих платежах представляют собой неотъемлемую часть логистического сервиса. Во-вторых, менеджеры, стремящиеся к сокращению объема запасов на всем протяжении снабженческо-сбытовой цепочки обнаружили, что именно информационный обмен заметно уменьшает потребность в материальных и людских ресурсах. В-третьих, информация увеличивает гибкость при принятии решений об использовании ресурсов, а точнее, о том – как, когда и где ресурсы способны принести компании стратегическое преимущество.
Информационные системы логистики призваны обеспечивать интеграцию всех видов логистической деятельности. Интеграция опирается на 4 уровня информационного обеспечения: обслуживание сделок, управленческий контроль, анализ решений и стратегическое планирование.
1. Систему обслуживания сделок отличают формализированный порядок действий, межфункциональные взаимосвязи, большие по объему работы и неослабное внимание к выполнению повседневных задач. Из-за высокой структурированности и большого объема операций особое значение приобретает производительность информационной системы.
2. Управленческий контроль. Задача – оценка результатов деятельности и соответствующая отчетность. Очень важно, чтобы система не просто выдавала отчеты, но и умела обнаружить исключительные (экстренные ситуации), требующие особого внимания менеджеров. Такая информация необходима для выявления потенциальных проблем с исполнением заказов. Например, система должна быть способна на основании прогноза потребностей и поступлений заранее предсказывать возможный дефицит запасов.
3. Анализ решений – служит для оценки возможных последствий, принимаемых решений и тем самым помогает менеджерам выявлять, анализировать и сопоставлять стратегические и тактические альтернативы в логистике. Типичные объекты анализа на этом уровне – маршруты и графики движения транспортных средств, управление запасами, размещение инфраструктурных подразделений логистики, издержки и выгоды различных конфигураций логистической сети. Анализ решений, как и управленческий контроль, имеет тактическую направленность, но только в данном случае, оценке подвергаются будущие тактические решения.
4. Стратегическое планирования. Задача – информационная поддержка разработки и совершенствования логистической стратегии. Принимаемые здесь решения нередко представляют собой естественное продолжение решений предыдущего уровня, но при этом носят более общий, менее структурированный и более долгосрочный характер. Примерами могут служить решения об извлечении преимуществ от совместной деятельности в результате образования стратегических союзов; решения о направлении развития фирмы и оптимальном использовании рыночных возможностей; решения о повышении уровня обслуживания потребителей. Для стратегического планирования требуется информация всех предыдущих уровней, которая должна находить воплощение в хозяйственных планах различных подразделений и в разнообразных моделях принятия решений, на основании чего можно оценивать и сопосталять альтернативные стратегии.
Для того, чтобы логистическая информация отвечала потребностям управляющих и эффективно поддерживала процесс планирования и оперативную деятельность, система должна опираться на 6 принципов.
В логистике информация является одним из ключевых факторов сохранения конкурентноспособности. Сегодня для этого мало просто иметь логистическую информационную систему. Конкурентоспособность в настоящем и в будущем обеспечит только такая система, которая способна предоставить информационную поддержку не только базовых логистических операций, но и управленческого контроля, анализ оперативных решений и стратегического планирования. В правильной организованной системе информация должна быть легкодоступной, точной и своевременной. К тому же, система должна быть в состоянии выявлять исключительной ситуации, быть гибкой и выдавать информацию в удобном для пользователя форме.