Какой должна быть информационная логистическая система 

• Доступность. Прежде всего, важны простота и легкость доступа к информации. В частности, любой компании постоянно нужна информация о прохождении заказов и наличии запасов. Сведений такого рода обычно бывает в изобилии, но либо они хранятся на бумажных носителях, либо их трудно извлечь из компьютерной памяти из-за несогласованности ведения баз данных.
  От быстрого доступа к информации зависят отзывчивость к запросам потребителей и возможность совершенствования управленческих решений. Так, клиент в любой момент вправе потребовать, чтобы его оповестили о наличии запасов и перспективах исполнения его заказа. Но у доступности информации есть и другой, более общий аспект: нередко необходима информация о состоянии заказов вне связи с конкретным менеджером, клиентом или местом, где происходит обработка того или иного заказа. Децентрализованность логистических операций требует, чтобы информация была доступна для считывания и обновления из любого места страны и даже мира. Это позволяет уменьшить неопределенность хозяйственной деятельности, планирования и управления.

• Точность. Логистическая информация должна отражать и текущие значения, и динамику функциональных показателей, таких как прохождение заказов и уровень запасов. Для бесперебойной работы системы логистики нужно, чтобы оценки запасов, выдаваемые информационной системой, совпадали с фактическим уровнем не менее чем на 99%. Если такой степени точности достичь не удается, приходится держать страховые запасы, которые выполняли бы роль буфера для защиты от неопределенности. Как и в случае с доступностью, более высокая точноть информации уменьшает потребность в запасах.

• Своевременность. Для принятия адекватных решений менеджеры нуждаются в своевременной информации. Своевременность измеряется промежутком времени между моментом, когда происходит какое-либо событие, и моментом, когда оно находит отражение в информационной системе. Например, в некоторых ситуациях системе требуются часы или даже дни, чтобы опознать новый заказ как реальныйзапрос на поставку, и все из-за того, что заказ не всегда попадает непостредственно в базу данных о предъявленном спросе. Из-за такой задержки в распознавании предъявленного спроса эффективность планирования снижается, а объем запасов увеличивается.
  Своевременность информации важна не только для оперативного управления запасами, но и для управленческого контроля, осуществляемого на основе ежедневных или еженедельных отчётов. Своевременный контроль позволяет носить коррективы в работу, когда ещё есть время исправить ситуацию или минимизировать убытки. В общем, своевременная информация сокращает неопределённость и помогает вовремя выявлять проблемы, что уменьшает потребность в запасах и способствует принятию более надёжных решений.

• Выявление исключительных ситуаций. Система должна обладать способностью выявлять исключительные ситуации, требующие особого внимания менеджеров. Обычно в логистические операции вовлечено множество потребителей, продуктов, поставщиков и обслуживающих компаний. Для планирования графика заказов на пополнение запасов, например, нужно постоянно следить за наличием разных продуктов на разных складах. Столь же регулярно нужно отслеживать случаи неисполнения заказов.
  В обоих случаях приходится иметь дело с большим количеством продуктов и заказов на пополнение запасов. При анализе такой информации, как правило, задают два вопроса. Первый – следует ли что-либо предпринимать для пополнения запасов продукции. Если ответ на первый вопрос "да", возникает другой вопрос – что именно надо делать. Несмотря на постоянное повышение уровня автоматизации информационных систем, многие из них требуют, чтобы отчёты готовились вручную. Причина в том, что предпосылки многих решений неструктурированны и поэтому их принятие не может обойтись без активного участия пользователя информационной системы. Лучшие системы умеют обнаруживать такие "экстренные" ситуации, в которых решения должны принимать менеджеры. Благодаря этому менеджеры имеют возможность сосредоточить внимание на наиболее трудных и неподдающихся автоматическому решению задачах.

• Гибкость. Система должна обладать достаточной гибкостью, чтобы удовлетворять информационные потребности как пользователей, так и клиентов. Информационная система должна представлять данные в соответствии с особыми запросами потребителей. Например, клиенту может понадобиться, чтобы счёт-фактура агрегировал все платежи по географическому или иным признакам. Компания розничной торговли А, скажем, хочет получать счета-фактуры по поставкам в каждый отдельный магазин, а схлдная компания Б предпочитает, чтобы счёт-фактура отражал сумму поставок во все магазины компании. Гибкая информационная система в состоянии выполнить требования обоих клиентов. Структура информационной системы должна допускать её совершенствование в ответ на периодически возникающие потребности предприятия – причём совершенствования без чрезмерных расходов и без полной замены программного обеспечения.

• Соответствующее оформление. Наконец, печать и вывод на экран монитора должны быть оформлены должным образом, то есть содержать нужную информацию и в нужной форме. Например, системы часто выдают на монитор диаграмму, отражающую наличие какого-то продукта в отдельном распределительном центре. Такая подача данных означает, что клиентам при поиске источника снабжения нужно посмотреть информацию о наличии этого продукта во всех распределительных центрах компании. Скажем, если их пять, то нужно просмотреть и сопоставить пять диаграмм. При разумном оформлении экранного изображения информация о наличии продукта во всех пяти распределительных центров будет размещена на одной картинке, что намного облегчает потребителям задачу.